La gestion de recouvrement des créances s’inscrit parmi les défis financiers majeurs des entreprises aujourd’hui. Elle consiste à récupérer les sommes dues par les clients le plus rapidement possible afin de limiter les risques d’impayés. Nous vous proposons de mieux comprendre ce processus afin d’en améliorer la gestion : dans quel cas procède-t-on au recouvrement de créances ? Quelles en sont les étapes indispensables ? Et comment accélérer la récupération du cash et optimiser ainsi votre DSO client ?
Quand procéder au recouvrement de créances ?
Le recouvrement de créances consiste à récupérer le montant de factures qui n’ont pas encore été réglées. En général, on y procède une fois la date d’échéance de la facture dépassée. Car si beaucoup d’entreprises paient dans les temps, les retards de paiement restent un lourd fardeau pour la trésorerie de nombreux créanciers. D’autant que le recouvrement auprès de certaines entreprises s’avère parfois complexe. De ce fait, définir en amont un processus de gestion de recouvrement peut faciliter les démarches et les accélérer.
Bien que le recouvrement concerne majoritairement les factures non réglées à échéance, on peut y avoir recours dans d’autres situations :
- Évolution de la situation du client
- Litige commercial
- Faillite d’une entreprise cliente
- Risque de faillite du créancier
- Nécessité d’améliorer le DSO client et d’optimiser le besoin en fonds de roulement
- Ces différentes situations montrent la nécessité d’une gestion optimale du recouvrement de créances.
Ces différentes situations montrent la nécessité d’une gestion optimale du recouvrement de créances.
Quelles sont les différentes étapes du processus de recouvrement ?
- Identifier la dette impayée : le suivi des encours clients doit permettre d’identifier les retards de paiement dès qu’ils se produisent et de réagir au plus tôt. Vérifiez que la créance est certaine, liquide et exigible à l’aide des documents établis (CGV, contrat, facture, etc.).
- Relancer le débiteur : toute procédure de recouvrement doit faire l’objet a minima d’une relance amiable auprès du client. Une lettre de mise en demeure de payer conclura toujours la phase amiable avant le passage à une éventuelle phase judiciaire.
- Négocier avec le client : selon les raisons du retard, l’historique et les relations commerciales, vous pouvez ouvrir des négociations avec le débiteur. L’objectif principal est de récupérer l’argent au bout du compte tout en préservant la relation d’affaires.
- Poursuivre en justice : en cas d’échec de la procédure amiable, vous pouvez enclencher une procédure judiciaire. Celle-ci prendra la forme d’une injonction de payer, d’un référé-provision ou d’une assignation en paiement. Les petites créances peuvent faire l’objet d’une procédure simplifiée.
- Recouvrer votre créance : une fois la décision de justice prise, un titre exécutoire vous permet de procéder au recouvrement. Celui-ci peut se réaliser sans accroc ou nécessiter l’intervention d’huissiers de justice pour son exécution forcée.
Une bonne gestion de ces étapes de recouvrement passe par des techniques, pratiques et méthodes adéquates.
Nos 10 conseils pour mieux gérer le recouvrement de vos créances client
Une gestion du recouvrement de créances efficace doit faire l’objet d’une attention particulière concernant les 10 points suivants :
5 bonnes pratiques de gestion du recouvrement
Prévenir le risque client
Afin d’éviter les démarches liées au recouvrement et le risque d’impayé, mettez en place des procédures préventives en amont. L’étude des comportements de paiement, l’analyse des risques, la précision dans la rédaction des documents contractuels et CGV, l’adaptation des termes du contrat… sont autant de barrières qui vous prémunissent des impayés.
Instaurer une politique de recouvrement
Pour impliquer vos collaborateurs : rédigez des règles précises concernant la gestion de la facturation et du poste client. Formez ensuite vos équipes, notamment commerciales et comptables, à appliquer ces règles (négociation contractuelle, facturation, suivi des paiements, etc.).
Bien connaître les lois et les appliquer
Tenez-vous au courant de l’évolution des lois en vigueur applicables en France et, au besoin, à l’international. Afin d’éviter tout désagrément, respectez les protocoles à la lettre et informez-en vos différents services.
Organiser votre Credit management
Conservez et classez les documents de vos transactions commerciales – contrats, factures, accusés de réception, échanges avec vos débiteurs. Ceux-ci vous permettent d’assurer un suivi des encours et servent de preuve pour engager d’éventuelles poursuites.
Choisir une méthode de recouvrement adaptée
Après avoir analysé la situation financière de vos débiteurs, paramétrez des scénarios de relances personnalisés et prévoyez des solutions adaptées.
5 conseils techniques pour gérer le recouvrement de créances clients et améliorer votre DSO
Identifiez les impayés
Suivez la balance âgée clients et repérez ainsi les créances en souffrance dès la date limite de paiement dépassée. Mettez alors en place une procédure de relance et des actions de recouvrement adaptées.
Relancer rapidement en fonction du profil client
Plus la relance intervient tôt et de manière appropriée et personnalisée, plus elle a de chance de porter ses fruits. Une fois le délai imparti dépassé, procédez donc à des relances amiables régulières adaptées au débiteur. Les modalités auront été déterminées en amont en fonction du client et/ou du montant de la facture : fréquence, nombre, mode de passation…
Négocier de manière personnalisée
Avant d’entamer une procédure judiciaire, vous pouvez ouvrir des négociations avec votre débiteur. Celles-ci s’avèrent indispensables à la préservation des relations commerciales et à la récupération de créances impayées. Pour cela, en cas de litiges, informez-vous sur les raisons du retard et analysez l’historique client. Vous pourrez alors envisager de proposer un paiement échelonné ou des délais de paiement supplémentaires… Veillez à bien formaliser tout accord écrit.
Utiliser un logiciel de gestion de recouvrement performant
Choisissez des outils qui peuvent réellement vous aider. Ainsi, vérifiez bien les fonctionnalités proposées par votre logiciel de recouvrement : suivi des créances, alertes, automatisation et personnalisation des relances, interface de communication avec le client, facilitation des paiements, intégration ERP, connexion aux sites d’informations sur les entreprises, suivi d’indicateurs financiers en temps réel comme le DSO, BPO…
Externaliser le recouvrement de créances
Si vous ne pouvez prendre en charge ce poste et que vous disposez de moyens financiers, faites appel à un spécialiste du recouvrement (avocat, commissaire de justice, agence, affacturage…).
Le logiciel Eloficash pour accélérer la récupération de cash
Eloficash propose des fonctionnalités innovantes pour une gestion du recouvrement de créances optimisée :
- Intégration ERP et écosystème métiers. Découvrez l’ensemble de nos connecteurs au cours d’un rendez-vous de démonstration avec notre équipe.
- Analyse des comportements de paiement du portefeuille client et prévisionnel d’encaissement avec le suivi de KPI pertinents et l’accès à une donnée de qualité.
- Hiérarchisation personnalisée par groupe capitalistique, entité juridique, groupement d’achat
- Consolidation des encours clients d’un groupe en temps réel
- Automatisation des relances grâce à la Relance Expert et aux scénarios de relance et campagne de relance pensées par nos experts en recouvrement.
- Analyse des performances de vos scénarios de relance grâce à l’amélioration de vos KPI : DSO, DPO, BPDSO, BFR…
- Portail client facilitant ses actions, les échanges et la gestion des litiges.
- Consolidation d’indicateurs du poste clients (DSO, BPDSO, échus, litiges…).
- Fonctions interactives pour optimiser votre cycle Order to Cash et votre DSO
- Navigation et visualisation simplifiées grâce à l’interface intuitive Eloficash Blue Version.
