Le recouvrement de créance est une activité réglementée qui intervient après l’échéance d’une facture. Le créancier entreprend alors de récupérer les sommes dues auprès du débiteur suivant une ou plusieurs procédures successives : la procédure de recouvrement amiable et la procédure de recouvrement judiciaire. Quelles techniques de recouvrement des créances utiliser pour récupérer vos impayés ? Découvrez comment optimiser la relance de vos factures impayées grâce à nos conseils et recommandations : bonnes pratiques, astuces, outils et fonctionnalités indispensables.
Les outils et techniques de recouvrement de créances usuelles
Techniques et pratiques usuelles de recouvrement
Le recouvrement de créances requiert de procéder en plusieurs étapes indispensables jusqu’à récupérer le montant réclamé au débiteur. Dès l’échéance de la facture, des techniques simples sont appliquées dans la majorité des cas :
- 1ère Relance : elle se fait généralement par appel téléphonique, e-mail ou courrier et rappelle les informations importantes. Les relances suivantes adoptent un ton de plus en plus ferme.
- Mise en demeure de payer : elle fait office de requête de paiement officielle et légale. Il s’agit d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception sommant d’effectuer le paiement avant la nouvelle échéance. On y rappelle notamment le montant de la créance, la date d’échéance de la facture, le montant des pénalités…
- Procédure judiciaire : en l’absence de réaction face à la mise en demeure de paiement, l’entreprise qui souhaite poursuivre le processus de recouvrement de créance entame une action en justice. Elle doit cependant tenir compte du temps et de l’argent que les différentes procédures judiciaires peuvent lui coûter : injonction de paiement, référé provision, assignation en paiement.
- Externalisation de la procédure : certaines entreprises font appel à une société de recouvrement externe pour effectuer les relances (cabinet de recouvrement, avocat, commissaire de justice ou huissier de justice…) et/ou le recouvrement (société d’affacturage).
- Couverture des risques : d’autres contractent une assurance-crédit.
Outils couramment utilisés dans le recouvrement de créance
Bien trop souvent encore, les responsables de recouvrement de créances relancent leurs débiteurs par leur service de messagerie électronique habituel. La gestion du recouvrement des impayés est alors réalisée sur tableur de type Excel. En complément, les chargés de recouvrement utilisent généralement des modèles de tableau de bord recouvrement de créances trouvés sur internet ou issus d’un livre recouvrement de créances.
Si ces outils peuvent suffire aux très petites entreprises, ils montrent rapidement leurs limites. Ils ne sont en effet pas adaptés aux besoins spécifiques et évolutifs de chaque entreprise en matière de recouvrement de créances. Il s’agit de gérer le suivi des encours, des factures impayées, des relances… en tenant compte des habitudes, de l’historique et du profil de chaque client, y compris des nouveaux entrants. Ces outils, ainsi que les techniques usuelles de recouvrement des créances peuvent être améliorés avec de simples astuces et recommandations.
Bonnes pratiques et astuces pour optimiser vos techniques de recouvrement
Astuces pour améliorer vos techniques de recouvrement de créance
Utiliser les techniques de recouvrement usuelles peut porter ses fruits. Quelques astuces vous feront cependant gagner du terrain sur le paiement des factures clients :
- Avant de démarrer toute procédure de recouvrement de créances, vérifiez que la créance est bien certaine, liquide, exigible et non échue !
- Organisez vos différents suivis avec des tableaux de bord exhaustifs, synthétiques et lisibles
- Suivez l’évolution de votre DSO
- Proposez le paiement par virement bancaire qui encourage les paiements dans les délais
- Prévenez vos clients un peu avant la date d’échéance de la facture
- Relancez par SMS, méthode plus directe et plus réactive
- Essayez de connaitre la raison du retard et envisagez des solutions personnalisées
- Privilégiez les procédures simplifiées qui sont rapides, simples et peu coûteuses
- Adressez-vous au tribunal compétent en cas de procédure judiciaire
- Faites éventuellement appel à un avocat ou un huissier de justice
- Avant d’entamer une action en justice, assurez-vous de disposer des preuves : sur la réalité de la créance et l’existence préalable d’une procédure amiable conclue par l’envoi d’une lettre de mise en demeure de payer
- Vérifiez la rentabilité de l’externalisation du recouvrement
- N’hésitez pas à réaliser un mix entre gestion du recouvrement en interne et externalisation
- Utilisez des outils de recouvrement performants tels qu’un logiciel de recouvrement
- Mettez en place une véritable campagne de recouvrement dans votre stratégie de recouvrement
Pour finir, ces astuces doivent être accompagnées de bonnes pratiques.
7 bonnes pratiques de recouvrement à connaître
Pour être plus performants dans votre processus de recouvrement, vous pouvez intégrer les bonnes pratiques suivantes :
- Etablir une politique de recouvrement claire pour l’ensemble de l’entreprise
- Choisir un chargé de recouvrement ayant le maximum de compétences requises
- Au préalable de la contractualisation, s’informer sur la santé financière des clients
- Détailler clairement les conditions générales sur les documents
- Bien communiquer sur les frais encourus en amont auprès des clients en cas de dépassement du délai de paiement
- Engager tous les acteurs du cycle de vente de votre entreprise dans le processus de recouvrement de créances
- Préserver au maximum la relation client et minimiser les risques en utilisant les bonnes procédures de recouvrement au bon moment pour chaque profil : nouveau client ou client régulier, antécédents, communication difficile, approche de la date de prescription de l’action en recouvrement, échec de la procédure amiable…
Bon à savoir : la loi recouvrement de créances permet d’utiliser une procédure simplifiée pour les créances inférieures à 5000 €.
L’amélioration des techniques de recouvrement des créances nécessite cependant l’appui d’outils modernes et efficaces pour : d’une part se décharger d’un certain nombre de tâches et d’autre part optimiser le processus de recouvrement des impayés.
Outils indispensables pour optimiser vos techniques de recouvrement
Alors, comment recouvrer ses créances efficacement, sans perte de temps, d’argent ou d’énergie inutiles ? La définition d’une stratégie de recouvrement et l’utilisation de quelques outils soigneusement sélectionnés optimiseront l’ensemble de votre processus.
La technologie au service du recouvrement
Le Système ERP permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels de votre entreprise, y compris la gestion du recouvrement en intégrant un logiciel spécialisé.
Le CRM peut aussi être couplé avec le logiciel de recouvrement pour recouvrir l’ensemble des processus de gestion de la relation client.
Une plateforme de paiement en ligne offre la possibilité aux clients de régler leurs factures par virement bancaire.
Le site d’informations entreprises permet de gagner du temps dans l’analyse du profil client, dans le suivi et la mise à jour des données en temps réel.
Le logiciel de gestion du recouvrement de créances est l’une des solutions les plus rentables sur le marché du recouvrement de créances. Il permet en effet de garder la main sur la gestion du recouvrement tout en facilitant de nombreuses tâches :
- Transmission directe des données par connexion à l’ERP
- Accès aux informations centralisées et régulièrement mises à jour
- Relances paramétrables et automatisées, minimisant les erreurs
- Préservation de la relation client par la personnalisation des relances
- Gestion du recouvrement grâce aux tableaux de bord personnalisables et paramétrables
- Etc.
Vous devez cependant vérifier que ses fonctionnalités sont adaptées à vos besoins. Eloficash comporte toutes les fonctions essentielles d’un logiciel de recouvrement. Il répond à la fois aux besoins des PME, ETI ou grandes entreprises et aux enjeux liés aux nouvelles technologies.
Le logiciel Eloficash accompagne les techniques novatrices de recouvrement de créances
Eloficash est un logiciel qui prend en compte les besoins actuels en matière de :
- Fiabilité et exhaustivité des données, facilement accessibles et régulièrement mises à jour, grâce notamment aux connecteurs et à la collecte d’informations.
- Informations et suivi sur l’intégrité, la fiabilité, les comportements de paiement des clients et fournisseurs : historique client, suivi du comportement de paiement, etc.
- Rapidité des actions pour optimiser les chances de récupérer les impayés : relances automatiques par e-mail ou SMS, scénarios de relances, paiement en ligne par carte bancaire…
- Gestion du risque : alertes, rating et scoring client personnalisé, historique, connectivité avec site d’informations, déclencheur d’actions automatiques, etc.
- Collaboration en temps réel sur tout support : tableaux de bords partagés, outils spécifiques de recouvrement transversal (avec notamment la répartition des actions au travers du plan d’action recouvrement des créances personnalisé) et de recouvrement interactif.
- Gestion de la relation client : gestion des litiges, personnalisation des relances…
- De mesure d’efficacité et d’aide à la prise de décision : analyses décisionnelles, analyse des performances, balances âgées personnalisables, calcul du DSO
- Recouvrement de créances internationales avec la gestion multi langues et devises
En résumé, l’optimisation du recouvrement de créances implique différents outils et techniques de recouvrement. Utiliser des outils et des techniques innovants vous feront gagner en temps et en productivité. Il s’agit donc de choisir la solution de recouvrement adaptée aux particularités et spécificités des créances de vos clients et aux besoins de votre entreprise. Sous condition d’aligner vos techniques et pratiques sur ces scénarios personnalisés.
