Le recouvrement des créances clients est une démarche généralement engagée par le credit management d’une entreprise. Il doit obtenir de chaque débiteur le règlement des créances à l’échéance prévue dans le contrat (à réception, 30 jours, 30 jours fin de mois…). Différents moyens, de la procédure amiable à la procédure judiciaire, permettent de récupérer les sommes dues.
Avant de relancer vos débiteurs, vérifiez que vous respectez bien toutes les règles de la facturation ! L’oubli de mentions obligatoires peut en effet pénaliser votre démarche de recouvrement de facture.
Cela peut même aboutir à une amende ! Vérifiez notamment vos conditions de règlement. Elles indiquent à votre client ce que vous attendez. Elles doivent aussi apparaitre dans vos conditions générales de vente (cgv) et/ou devis. Leur non-respect justifiera vos différentes procédures :
Si tout est en ordre, envoyez la facture en respectant bien les autres modalités du contrat. Cependant, lorsque le temps imparti est dépassé, mieux vaut ne pas attendre pour relancer…
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Suivre une démarche bien précise montrera votre bonne foi dans le cadre d’un recouvrement judiciaire :
La piste ELOFICASH : notre logiciel propose une automatisation pour relancer par sms les factures en retard de paiement.
Des procédures de recouvrement amiables qui ne fonctionnent pas débouchent le plus souvent sur des procédures judiciaires.
Elles amènent à une décision de justice qui peut enfin permettre au créancier de se faire payer. Trois recours de recouvrement s’offrent aux créanciers :
Pour éviter le contentieux, plusieurs solutions s’offrent à vous :
– Vous équiper d’un logiciel de facturation et d’un logiciel de recouvrement complets et élaborés. Ils doivent prendre en charge les tâches automatisées et complexes pour vous faire gagner du temps. Vous pouvez notamment entrer vos conditions de règlement. A réception ou à 30 jours fin de mois, c’est vous qui choisissez !
– Faire appel à des prestataires externes qui gèrent pour vous les différentes procédures.
Dans l’entreprise, le service de recouvrement, ou service contentieux, gère la procédure de recouvrement des créances clients. Un logiciel d’automatisation des relances de paiement et des recouvrements clients facilite la gestion des litiges. Il permet la mise en place d’un suivi facture par l’automatisation du processus.
Les responsables du recouvrement ont pour mission de relancer les clients et d’obtenir de leur part le règlement des sommes dues. Souvent une simple relance suffit pour accélérer le délai de gestion des encaissements.
Il est aussi possible de recourir à un cabinet de recouvrement externe. Ce cabinet est un intermédiaire spécialisé qui reçoit de la part de l’entreprise le mandat de recouvrer pour son compte les sommes dues par ses clients.
La société de recouvrement se charge des différentes étapes de la procédure de règlement de la facture (envoi d’e-mails, appels téléphoniques…). Elle procède par recouvrement amiable ou judiciaire. Le paiement des factures en retard passe souvent par l’échéancier de paiement de l’impayé. Cette solution apparait généralement comme un bon compromis.
L’affacturage, ou « factoring », est une méthode de refinancement proposée par certains établissements bancaires qui rachètent les créances clients avant l’échéance des factures. L’entreprise dispose ainsi rapidement du montant de ses factures dès leur émission. Les échéances lointaines à 30, 45 ou même 60 jours fin de mois ne freinent plus la relation commerciale !
Les objectifs communs des différents acteurs de la procédure de recouvrement visent à améliorer la gestion de trésorerie. Ils résident dans la baisse des délais de paiement de la créance et du dso (délai moyen de règlement), la résolution des litiges et l’encaissement des sommes dues.
En matière de risk management et de credit management, un outil d’automatisation des relances est un outil efficace. Il permet la gestion des encours, l’amélioration de la visibilité sur les créances et leurs échéances et l’amélioration des entrées. Il contribue ainsi à la réduction du Besoin en Fonds de Roulement (BFR).