La gestion de recouvrement des créances s’inscrit parmi les défis financiers majeurs des entreprises aujourd’hui. Elle consiste à récupérer les sommes dues par les clients le plus rapidement possible afin de limiter les risques d’impayés.Nous vous proposons de mieux comprendre ce processus afin d’en améliorer la gestion : dans quel cas procède-t-on au recouvrement de créances ? Quelles en sont les étapes indispensables ? Et comment accélérer la récupération du cash et optimiser ainsi votre DSO client ?
Le recouvrement de créances consiste à récupérer le montant de factures qui n’ont pas encore été réglées. En général, on y procède une fois la date d’échéance de la facture dépassée. Car si beaucoup d’entreprises paient dans les temps, les retards de paiement restent un lourd fardeau pour la trésorerie de nombreux créanciers. D’autant que le recouvrement auprès de certaines entreprises s’avère parfois complexe. De ce fait, définir en amont un processus de gestion de recouvrement peut faciliter les démarches et les accélérer.
Bien que le recouvrement concerne majoritairement les factures non réglées à échéance, on peut y avoir recours dans d’autres situations :
Ces différentes situations montrent la nécessité d’une gestion optimale du recouvrement de créances.
Une bonne gestion de ces étapes de recouvrement passe par des techniques, pratiques et méthodes adéquates.
Afin d’éviter les démarches liées au recouvrement et le risque d’impayé, mettez en place des procédures préventives en amont. L’étude des comportements de paiement, l’analyse des risques, la précision dans la rédaction des documents contractuels et CGV, l’adaptation des termes du contrat… sont autant de barrières qui vous prémunissent des impayés.
Pour impliquer vos collaborateurs : rédigez des règles précises concernant la gestion de la facturation et du poste client. Formez ensuite vos équipes, notamment commerciales et comptables, à appliquer ces règles (négociation contractuelle, facturation, suivi des paiements, etc.).
Tenez-vous au courant de l’évolution des lois en vigueur applicables en France et, au besoin, à l’international. Afin d’éviter tout désagrément, respectez les protocoles à la lettre et informez-en vos différents services.
Conservez et classez les documents de vos transactions commerciales – contrats, factures, accusés de réception, échanges avec vos débiteurs. Ceux-ci vous permettent d’assurer un suivi des encours et servent de preuve pour engager d’éventuelles poursuites.
Après avoir analysé la situation financière de vos débiteurs, paramétrez des scénarios de relances personnalisés et prévoyez des solutions adaptées.
Suivez la balance âgée clients et repérez ainsi les créances en souffrance dès la date limite de paiement dépassée. Mettez alors en place une procédure de relance et des actions de recouvrement adaptées.
Plus la relance intervient tôt et de manière appropriée et personnalisée, plus elle a de chance de porter ses fruits. Une fois le délai imparti dépassé, procédez donc à des relances amiables régulières adaptées au débiteur. Les modalités auront été déterminées en amont en fonction du client et/ou du montant de la facture : fréquence, nombre, mode de passation…
Avant d’entamer une procédure judiciaire, vous pouvez ouvrir des négociations avec votre débiteur. Celles-ci s’avèrent indispensables à la préservation des relations commerciales et à la récupération de créances impayées. Pour cela, en cas de litiges, informez-vous sur les raisons du retard et analysez l’historique client. Vous pourrez alors envisager de proposer un paiement échelonné ou des délais de paiement supplémentaires… Veillez à bien formaliser tout accord écrit.
Choisissez des outils qui peuvent réellement vous aider. Ainsi, vérifiez bien les fonctionnalités proposées par votre logiciel de recouvrement : suivi des créances, alertes, automatisation et personnalisation des relances, interface de communication avec le client, facilitation des paiements, intégration ERP, connexion aux sites d’informations sur les entreprises, suivi d’indicateurs financiers en temps réel comme le DSO, BPO…
Si vous ne pouvez prendre en charge ce poste et que vous disposez de moyens financiers, faites appel à un spécialiste du recouvrement (avocat, commissaire de justice, agence, affacturage…).
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