L’encours clients est le total des créances de l’entreprise sur ses clients, qu’elles soient échues ou non échues. C’est donc le total de ce que ses clients lui doivent.Une bonne gestion des encours clients est stratégique pour l’entreprise : c’est ce qui lui permet de limiter ses besoins de trésorerie à court terme. Bien gérer ses encours clients fait partie intégrante de la gestion du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et de la trésorerie dans un contexte économique toujours plus complexe. Toute entreprise doit s’équiper d’outils lui permettant de suivre l’évolution de ses encours clients en temps réel.
Les encours clients représentent l’ensemble des sommes dues à une entreprise par ses clients à un instant donné. Ils regroupent les factures échues, les factures non échues et, selon les méthodes de pilotage, les factures à émettre. Bien suivis, ils permettent d’anticiper les tensions de trésorerie, de réduire le risque d’impayés et d’améliorer le pilotage du poste client.
Pour une direction financière, maîtriser ses encours clients ne consiste pas seulement à relancer les factures en retard. Il s’agit de structurer tout le cycle Order-to-Cash : conditions de paiement, scoring client, facturation, relance, gestion des litiges, tableaux de bord et automatisation du recouvrement.
Dans un contexte où les retards de paiement pèsent fortement sur la trésorerie des entreprises, le suivi des encours devient un enjeu stratégique. En 2024, les retards de paiement se sont dégradés en France, avec un retard moyen de 13,6 jours au quatrième trimestre, et les PME auraient bénéficié de 15 milliards d’euros de trésorerie supplémentaire en l’absence de ces retards.
Maîtriser ses encours clients, c’est donc mieux piloter son cash, sécuriser ses créances et améliorer la performance financière de l’entreprise.
La formule la plus simple pour calculer les encours clients est la suivante :
Encours clients = factures échues + factures non échues + factures à émettre – avances et acomptes reçus
Cette méthode permet d’obtenir une vision globale des montants restant à encaisser par l’entreprise.
Prenons un exemple simple.
| Élément | Montant |
|---|---|
| Factures échues | 80 000 € |
| Factures non échues | 120 000 € |
| Factures à émettre | 30 000 € |
| Acomptes déjà reçus | 20 000 € |
Le calcul est donc :
80 000 + 120 000 + 30 000 – 20 000 = 210 000 €
L’entreprise doit donc suivre 210 000 € d’encours clients.
Mais ce montant seul ne suffit pas à piloter efficacement le poste client. Une entreprise doit également se demander :
L’objectif n’est donc pas seulement de calculer les encours clients, mais de les transformer en indicateurs actionnables.
Les encours clients ont un impact direct sur la trésorerie. Tant qu’une facture n’est pas payée, l’entreprise a réalisé une vente, mais n’a pas encore encaissé l’argent correspondant.
Cette situation peut créer plusieurs risques :
La maîtrise des encours clients permet donc de passer d’une logique réactive à une logique proactive.
Au lieu d’attendre que les factures deviennent impayées, l’entreprise identifie les risques en amont : clients fragiles, dépassements de plafonds d’encours, retards récurrents, litiges non traités, promesses de paiement non respectées ou factures bloquées dans les circuits internes.
Une bonne gestion des encours clients contribue ainsi à améliorer la prévisibilité du cash, à réduire le DSO et à sécuriser le développement commercial.
Il convient au préalable de bien identifier par un audit les différents process de l’entreprise et les activités qui contribuent à la constitution de l’encours clients :l’exploitation, les services commerciaux et administratifs, ainsi que le recouvrement.
Afin de réduire vos encours clients, il est indispensable de définir précisément des conditions générales de vente (CGV) correspondant aux impératifs de votre activité. Les commerciaux doivent être parfaitement informés des délais de règlement qu’ils peuvent accorder aux clients, des éventuelles marges de négociation acceptées par l’entreprise et des moyens de paiement préférentiels.
L’évolution de la culture managériale et l’accompagnement du changement permettent de modifier en profondeur les comportements au sein de l’entreprise. Ainsi, la désignation d’un responsable du poste clients introduit un interlocuteur de référence entre les commerciaux et les clients.
Ensuite, il convient d’attribuer une note à vos clients, le « scoring », afin de limiter les risques de défaut de paiement, puis d’établir les types de règlement en vigueur : acompte, remise pour paiement comptant, virement, etc. Différents outils permettent de faire rentrer la trésorerie plus rapidement et d’éviter les impayés.
Enfin, dans le but de prévenir les risques et d’informer le personnel concerné, il est nécessaire de formaliser par des procédures les différentes modalités de gestion des encours clients.
Votre entreprise a besoin de mieux appréhender ses encours clients. Pour cela, différents outils permettent d’améliorer les encaissements clients et de baisser ainsi le Délai Moyen de Paiement (DMP) des clients, ou le DSO (Days Sales Outstanding).
Le logiciel de gestion de créances clients Eloficash est la solution pour atteindre la maîtrise de vos encours : la conduite du recouvrement clients, des outils de reporting et de tableau de bord avec différents niveaux d’analyse, des workflows… Autant d’outils collaboratifs pour instaurer une véritable « communauté du cash » au sein de votre entreprise.
Pour une entreprise qui souhaite structurer sa démarche, voici un plan d’action simple en cinq étapes.
Commencez par extraire l’ensemble des factures ouvertes, échues et non échues. Classez-les par client, montant, ancienneté et statut.
L’objectif est d’obtenir une vision fiable du poste client.
Toutes les factures ne doivent pas être traitées au même niveau d’urgence.
Priorisez les dossiers selon :
Cette priorisation permet de concentrer les efforts sur les actions qui auront le plus d’impact sur la trésorerie.
Définissez des scénarios adaptés à chaque situation.
Par exemple :
| Situation | Scénario recommandé |
|---|---|
| Client fiable, facture récente | Relance automatique courtoise |
| Client grand compte | Relance personnalisée avec interlocuteur dédié |
| Client à risque | Relance rapide et suivi renforcé |
| Facture ancienne | Escalade interne et action ciblée |
| Facture litigieuse | Traitement prioritaire du blocage |
Cette structuration évite les relances improvisées et améliore la cohérence du recouvrement.
Un plan de réduction des encours clients doit être mesuré.
Les indicateurs à suivre en priorité sont :
Ces données permettent d’ajuster les actions et d’améliorer progressivement la performance.
Une fois les processus clarifiés, l’automatisation permet de gagner en efficacité.
Les équipes peuvent alors se concentrer sur les tâches à forte valeur : négociation, traitement des litiges, arbitrage des comptes sensibles et amélioration de la relation client.