La dématérialisation des factures, réel enjeu dans le recouvrement et bientôt obligatoire en France, s’inscrit dans une dynamique déjà amorcée depuis plusieurs années à l’international. Ce n’est pas qu’une contrainte, c’est une opportunité stratégique : optimiser ses processus, sécuriser ses encaissements et s’équiper d’un outil dédié au recouvrement pour gagner en performance financière.
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Dématérialisation des factures : origines et cadre international
Née en Amérique latine pour sécuriser les transactions, la dématérialisation des factures s’est ensuite développée en Europe, prouvant son efficacité pour fiabiliser les échanges et lutter contre la fraude.
Où a commencé la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures trouve ses premières applications à grande échelle en Amérique latine. Des pays comme le Mexique (en 2004 avec le CFD : Comprobante Fiscal Digital), le Brésil (2006) ou encore le Chili (2003) ont été parmi les précurseurs dans la mise en place de la facture électronique obligatoire.
Pourquoi dématérialiser nos factures ?
L’objectif principal est de lutter contre la fraude fiscale et de sécuriser les transactions commerciales. Dématérialiser ses factures permet donc de fiabiliser les échanges, de réduire les erreurs et de gagner en efficacité administrative. Cela permet de démontrer l’efficacité de la facturation électronique, tant pour les entreprises que pour les administrations, et a ouvert la voie à une adoption progressive en Europe et en France.
L’Europe, vers une harmonisation fiscale
En Europe, la facture électronique s’est développée progressivement depuis les années 2000, avec un cadre officiel fixé par la directive 2014/55/UE, qui impose des factures électroniques normalisées dans les marchés publics. Des initiatives comme PEPPOL facilitent les échanges sécurisés et standardisés entre entreprises et administrations. Certains pays ont été pionniers : l’Italie a rendu la facture électronique obligatoire dès 2014 pour le B2B. Ce cadre européen vise à renforcer la traçabilité, l’interopérabilité et la lutte contre la fraude à la TVA.
Quels sont les risques en cas de non-conformité ?
En cas de non-conformité, les entreprises s’exposent à différents risques : financiers, juridiques et opérationnels. Voilà pourquoi la réforme de la facturation électronique est un virage à ne pas manquer !
Les risques financiers d’une non-conformité
- Pour défaut de transmission des factures à l’administration, l’amende est de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile.
- Pour non-respect de l’obligation de e-reporting (transmission des données de transactions à l’administration), l’amende est de 250 € par transmission, plafonnée à 15 000 € par an.
- Redressements fiscaux : une facturation non conforme peut remettre en cause la déductibilité de la TVA et entraîner des redressements.
Les risques juridiques d’un e-invoicing incomplet
- Non-validité de la facture : une facture non conforme peut être rejetée par le client ou contestée juridiquement.
- Litiges commerciaux : sans facture valide, les délais de paiement et le recouvrement peuvent être fortement compliqués.
Les risques opérationnels d’une mauvaise dématérialisation
- Blocage des paiements : certains clients (notamment les donneurs d’ordres publics via Chorus Pro) peuvent refuser une facture non conforme, entraînant des retards de trésorerie.
- Désorganisation interne : nécessité de retraiter les factures, surcharge administrative, perte de temps et baisse de productivité.
Comment choisir la bonne plateforme et optimiser sa transition vers la dématérialisation ?
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), désormais appelée Plateforme Agrée (PA) joue un rôle central dans la dématérialisation des factures. Le choix de la PA, est donc primordial mais pas uniquement, il convient également de s’appuyer sur un logiciel de recouvrement intégré performant comme Eloficash pour piloter son cycle order-to-cash.
PA, PPF et OD : quelles solutions pour la dématérialisation des factures ?
- PA (ex-PDP) : plateforme privée agréée par l’administration, elle assure la transmission, la validation et la conformité des factures électroniques.
💡 Découvrez notre partenariat avec Cegedim, acteur de la facturation électronique, plateforme agrée (PA) et opérateur de dématérialisation immatriculé par l’Etat.
- PPF (Portail Public de Facturation) : géré par l’État via Chorus Pro, il est gratuit mais offre moins de flexibilité et d’intégration.
- OD (Opérateur de Dématérialisation) : solution privée non agréée qui aide à convertir, formater et transmettre les factures, mais ne communique pas directement avec l’administration.
Comment sécuriser la transmission et le suivi des factures électroniques ?
Pour sécuriser la transmission et le suivi des factures électroniques, il est essentiel d’utiliser une Plateforme Agréée (PA) comme Cegedim ou Sage. Ces plateformes, agréées par l’État, assurent la conformité aux exigences légales, notamment en matière de transmission sécurisée, de respect des formats normalisés tels que Factur-X, UBL ou CII, et de conservation des factures pendant 10 ans. Elles garantissent également l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des documents, en conformité avec les normes de sécurité informatique et les exigences de la DGFiP.
Réduire mes délais de paiement et améliorer mon recouvrement grâce à la dématérialisation des factures
Une opportunité pour améliorer le suivi de vos clients et de vos paiements…
La dématérialisation des factures permet de réduire significativement les délais de paiement en offrant une visibilité complète sur le parcours de chaque facture, de l’émission au paiement. Grâce à un suivi automatisé et centralisé, vous pouvez identifier rapidement les clients en retard, anticiper les impayés et prioriser les relances.
💡Eloficash vous accompagne dans cette transition et vous guide dans l’optimisation de votre cycle order to cash.
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… et optimiser le management de votre risque client
Cette transparence facilite également le management du risque client, en évaluant la solvabilité et l’historique de paiement de chaque partenaire commercial, et en ajustant vos conditions commerciales ou vos actions de recouvrement. Au final, la facture électronique ne se limite pas à la conformité : elle devient un levier stratégique pour optimiser votre trésorerie et sécuriser votre activité.
Comment tirer le meilleur parti de la réforme de la facturation électronique dès aujourd’hui ?
Pour tirer le meilleur parti de la réforme concernant la dématérialisation des factures, il suffit d’évaluer vos process, anticiper les échéances, sensibiliser vos équipes et de vous équiper en conséquence 💪
1️⃣Evaluez votre process actuel
Commencez par un audit complet de vos pratiques de facturation et de votre base de données : Vérifiez que vous disposez de toutes les données nécessaires sur vos tiers comme la raison sociale, le siret, le numéro de TVA… Ensuite identifiez les étapes actuelles de vos process, les risques d’erreurs et les retards. Cette analyse vous permettra de choisir la solution la plus adaptée et de sécuriser votre transition et vos transactions.
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2️⃣ Testez l’intégration de votre PA avec vos outils
Avant le passage à grande échelle, connectez votre plateforme agrée à votre ERP et tous vos autres logiciels comptables, recouvrement…. Vérifiez la compatibilité, la fluidité des échanges et la conformité aux formats légaux pour éviter toute interruption dans vos flux financiers.
3️⃣ Formez vos équipes à l’e-invoicing
La réussite passe par vos collaborateurs : impliquez vos collaborateurs dans le recouvrement, enseignez-leur les nouveaux process, l’utilisation des outils et le suivi des factures. Une équipe bien formée réduit les erreurs, gagne du temps et garantit la conformité. Vous pouvez initier cette sensibilisation dès aujourd’hui.
4️⃣ Anticipez avec Eloficash, le meilleur outil pour la facturation électronique et le recouvrement
Pour aller plus loin, équipez-vous d’un logiciel de recouvrement comme Eloficash. Suivi en temps réel, détection des retards et relances automatisées : vous sécurisez votre trésorerie et optimisez vos paiements dès aujourd’hui.
💬Les réponses aux questions autour de la dématérialisation des factures et du recouvrement
La dématérialisation des factures est-elle obligatoire en France ?
Oui, toutes les entreprises devront adopter la facturation électronique progressivement selon le calendrier de la DGFiP.
Quels formats sont acceptés pour la facturation électronique ?
Factur-X, UBL et CII sont les principaux formats normalisés en France et en Europe.
Quels risques en cas de non-conformité ?
Amendes, redressements fiscaux, litiges commerciaux, blocage des paiements et surcharge administrative.
Comment Eloficash aide au recouvrement ?
Eloficash facilite le passage à la facturation électronique et fluidifie les processus de recouvrement, automatisant le suivi des paiements et des relances clients.
Quelles plateformes utiliser pour la dématérialisation des factures ?
Plateforme Agréée (PA) pour une conformité totale, PPF pour le public via Chorus Pro, ou OD pour des conversions privées.
Quel est le calendrier de la réforme de la facturation électronique en France ?
La réforme sera progressive : les grandes entreprises devront adopter la facturation électronique dès 2024, les entreprises de taille intermédiaire en 2025, et les petites entreprises et micro-entreprises en 2026, selon le calendrier publié par la DGFiP.
