Améliorer sa trésorerie est fondamental pour l’entreprise. Lui donner les moyens de faire face à ses propres engagements lui permet de gérer sereinement son activité et de se crédibiliser face aux différents acteurs économiques. 

La maîtrise des encours clients, l’accélération des encaissements, nécessitent la mise en place d’une conduite de relance des impayés clients. En intégrant les différents acteurs de la chaîne de règlement (des vendeurs jusqu’au directeur administratif et financier), on peut améliorer le délai de règlement (DSO, Days Sales Outstanding).

1. Analysez votre situation financière

La viabilité de votre entreprise dépend de sa trésorerie. Il convient donc, au préalable, de mesurer le délai de règlement réel des clients (DSO) et de le comparer ensuite au délai de paiement « officiel ». Si l’écart est important, la viabilité de l’entreprise peut être menacée. Parvenir à réduire le délai de règlement des clients est la marque d’une bonne gestion financière. Il faut donc disposer des outils nécessaires.

2. Détaillez et structurez votre base clients

Après avoir calculé votre DSO, vous réaliserez une analyse plus fine qui vous permettra d’identifier des leviers d’action. En étudiant chaque compte client, vous établirez une segmentation de votre base de clients en fonction des différentes causes de retards constatés. Vous mettrez ensuite en place un système d’alerte et de paramétrage de lettres types de relance.

Vous pourrez optimiser votre processus de recouvrement en privilégiant les outils informatiques qui gèrent automatiquement les relances clients, et gagner ainsi en temps et en efficacité.

3. Organisez la gestion des impayés et des relances

Dans le processus de gestion des relances, il est primordial de disposer, de manière centralisée, du dossier client dans son ensemble (contacts, solvabilité, historique des factures, paiements, relances et litiges, etc.). Cette base d’informations permet de bien préparer le processus de relance des impayés, notamment pour la phase de relance téléphonique. Le risk manager, le credit manager ou le chargé de recouvrement peuvent alors établir un contact direct avec le client avec toutes les informations nécessaires pour obtenir les règlements et éviter de devoir engager une procédure juridique.

4. Utilisez un logiciel de recouvrement

Afin de baisser votre DMP et les délais de procédure, la solution optimale est la dématérialisation des process, au moyen d’un outil informatique de comptabilité et de gestion commerciale. Vous gagnez du temps, optimisez votre workflow et surtout vous accélérez vos encaissements. Un logiciel de gestion des créances clients permet également le paramétrage de votre conduite du recouvrement clients, de la première relance à la mise en demeure.

Source : Iconfinder.com
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