Améliorer sa trésorerie, notamment par la gestion des encaissements, est fondamental pour toute entreprise. Grands comptes, tpe et pme ? Vous devez trouver les moyens de faire face à vos propres engagements et de gérer sereinement votre activité. Restaurateurs, entreprise de prêt à porter, commerçant d’e-commerce, fleuriste, boulangerie… ? Quel que soit votre métier ou votre secteur d’activité, votre crédibilité auprès des différents acteurs économiques en dépend.

La maîtrise des encours clients, l’accélération de l’encaissement de créance, nécessitent donc la mise en place d’une solution de gestion des encaissements adaptée. Cette dernière doit intégrer une conduite de relance des impayés clients. Ainsi, une culture cash management vous permettra de gagner du temps sur les délais de paiement (DSO) et le recouvrement de créances. Elle impliquera les différents acteurs de la chaîne d’encaissement dans la gestion quotidienne.

1. Analysez votre situation financière au regard du délai moyen de paiement client

La viabilité de votre entreprise dépend de sa trésorerie. Il convient donc, au préalable, de mesurer le délai de règlement réel des clients (DSO ou DMP), indicateur de suivi et de performance éprouvé. Il faut ensuite le comparer au délai de paiement « officiel ». Des écarts importants impactent le besoin de trésorerie de l’entreprise et peuvent menacer sa viabilité à terme.

Accélérer les encaissements pour réduire les délais de règlement des débiteurs s’avère la marque d’une bonne gestion financière. Cela améliore de ce fait le besoin en fonds de roulement (BFR). Ainsi, disposer des outils de gestion de trésorerie nécessaires pour le calcul dso s’impose. Il s’agit de la première étape-clé d’optimisation dans la gestion d’entreprise.

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2. Détaillez et structurez votre base clients pour préparer vos démarches de relance

Après avoir calculé votre DSO, une analyse plus fine doit vous permettre d’identifier des leviers d’action. Étudiez chacun de vos comptes clients pour établir une segmentation de votre base en fonction des différentes causes de retards constatées. Vous mettrez ensuite en place un système d’alerte et de paramétrage de lettres types de relance.

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3. Organisez la gestion des impayés et des relances

Dans le processus de gestion relance client, il est primordial de disposer, de manière centralisée, du dossier client dans son ensemble (contacts, solvabilité, historique des factures, paiements, relances et litiges, etc.). Cette base d’informations permet de bien préparer le processus de relance des impayés, notamment pour la phase de relance téléphonique. Le risk manager, le credit manager ou le chargé de recouvrement peuvent alors établir un contact direct avec le client montrant qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires pour obtenir le règlement des factures impayées. Le créancier peut ainsi éviter d’engager une procédure contentieuse, souvent préjudiciable à la relation client et couteuse en temps.

4. Utilisez un logiciel de recouvrement et de gestion des risques

Afin de baisser votre DMP ainsi que les délais de procédure, la solution optimale réside dans la dématérialisation des process, au moyen d’un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale. Vous gagnez du temps, optimisez votre workflow et surtout vous accélérez vos encaissements. Un logiciel de gestion des créances clients permet également le paramétrage de votre conduite du recouvrement clients, de la première relance à la mise en demeure.

Source : Iconfinder.com
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