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Astuce n°1 : bien nettoyer et segmenter sa balance âgée pour son recouvrement de créances

Un travail de préparation est nécessaire avant de choisir d’affecter ses scénarios de relance pour le recouvrement de ses créances clients.

En Amont, nous conseillons de sélectionner les créances trop anciennes ou « irrécouvrables » et de les confier à un organisme spécialisé. Cette « sous traitance » pourra être pilotée et suivie dans le logiciel de recouvrement ELOFICASH.

Il vaut mieux dans certains cas laisser faire à prix fort des spécialistes pour le recouvrement de créances que de devoir essuyer une perte totale d’une créance.

Il y a lieu ensuite de segmenter sa base client en plusieurs dossiers et types de clients pour faciliter la procédure de recouvrement des créances. On ne s’adresse pas de la même manière à un client occasionnel qu’à un grand compte international !

Il faudra donc réfléchir aux types de relances et scénarios de recouvrement de créances que l’on va adresser à chaque client comme si on le faisait manuellement.

Segmenter sa base en prenant compte de la spécificité de chaque client et ensuite les regrouper. Ceci fait appel à des critères de taille, de région, de culture, de pays mais aussi de secteurs d’activités et de métiers. La grande distribution par exemple a ses habitudes et particularités dont il faut tenir compte pour être efficient.

Astuce n°2 : élaborer des stratégies de relance adaptées

recouvrement de créances

Un scénario de relance pour le recouvrement d’impayés n’est pas forcement bon parce qu’il est utilisé depuis 20 ans… Un scénario est pertinent lorsqu’il fait payer un client à la première action ! Il est alors fondamental d’élaborer étape par étape le bon scénario de recouvrement de créances pour chaque groupe de clients.

Un bon scénario commence souvent par du bon sens. Par exemple un E-mail émis avant échéance. Cet E-mail ne coûte pas très cher et s’il est accompagné d’un texte approprié peut prévenir une déclaration de litige tardive ou prévenir un « oubli de paiement de créance ».

Un mail préventif apparemment anodin peut également faire penser que vous êtes attentif à votre cash et donc au recouvrement de vos créances, bien outillé et que vous avez les moyens de suivre de près, le comportement de vos clients jour par jour ; ce qui laisse présager de plus d’attention de la part de vos débiteurs.

Un scénario efficient ne doit pas comporter d’étapes inutiles ; Une étape et une action qui ne font pas réagir le client est à proscrire. Un courrier papier qui apparaît comme « 1er courrier ou première lettre de relance » a toutes les chances de rester lettre morte car le client sait d’expérience qu’il va être relancé plus tard et qu’il peut payer plus tard. Il ne s’agit donc pas seulement d’envoyer de lettres de relance pour le recouvrement des créances…

Astuce n°3 : prévenir tout litige ou déclaration tardive d’un litige avec une pré-relance

Une relance avant échéance peut être téléphonique (souvent plus efficace, mais plus coûteuse en ressources), par mail, SMS, courrier via lettres de relance. Dans cette action préventive on va pouvoir apporter une dimension qualitative et/ou commerciale pour le recouvrement de ses créances.

En effet lors de cette action, nous pouvons demander au client si la prestation s’est bien passée et/ou si le produit est conforme aux attentes.
Ainsi, nous détectons rapidement un potentiel litige ou non.

Au terme de cette action de recouvrement de créances, rien ne nous empêche de poser une question à connotation commerciale de sorte à détecter un nouveau projet.

L’appel ou la prise de contact devient une relation client « à 360° » et le recouvrement de créances est facilité.

Astuce n°4 : varier les modalités des scénarios et les interlocuteurs pour un recouvrement de créances

recouvrement de créances

Il n’y a rien de pire que la routine pour un client relancé. Pour le faire réagir, il faut penser à changer de tactique.

Lorsque l’on sait qu’après le niveau de relance 1, il y aura forcément le 2, on sait que l’on a le temps pour payer… Le recouvrement de créances est donc inefficace… D’ailleurs, éviter de stipuler les niveaux de relance !

De même, lorsque Madame Dupont appelle, on connait ses réactions et notre latitude. Mais lorsque soudainement, l’appel vient de Madame Martin du “service contentieux”, on aura tendance à solder l’impayé immédiatement…

Changer d’interlocuteur et de message incite donc le client à prêter attention et à privilégier votre paiement par rapport à un autre donc le recouvrement de créances est plus efficace ! Affecter des scénarios différents de temps en temps sera bénéfique pour réduire votre DSO. De même pour optimiser votre BFR.

Avec un logiciel de recouvrement de créances comme ELOFICASH , on pourra aisément réaffecter, varier et aussi mesurer l’impact de ces changements dans l’observatoire de paiements.

Astuce n°5 en recouvrement de créances : privilégier l’appel téléphonique

Nous avons pu mesurer l’impact des différents vecteurs de communication dans les scénarios de relance générés par le progiciel de recouvrement ELOFICASH, et il en ressort que l’appel téléphonique est largement en tête pour le recouvrement de créances.

Le taux d’encaissement qui suit ce type d’action est de plus de 50% !
Bien sûr, il s’agit de l’action la plus chère et la plus conséquente en ressources.

Il est donc primordial de bien segmenter sa base client et d’identifier par liste de travail afférente les clients à relancer téléphoniquement pour un recouvrement de créances efficace.

Des choix s’imposent et là encore l’observatoire des paiements et le scoring alias le niveau de risque des clients permettront de faire les bons choix.

Astuce n°6 : organiser des campagnes de relance ponctuelles indépendamment des scénarios de relance programmés

recouvrement de créances

Ce point rejoint le fait de surprendre les clients et de varier les stratégies de relance pour le recouvrement de ses créances clients.

Un outil comme notre logiciel de recouvrement ELOFICASH permet d’opérer des campagnes de relance ponctuelles parallèlement aux scénarios de relance automatiques.

Il est donc envisageable qu’un beau matin, nous décidions de sélectionner tous les clients d’un secteur d’activité ou d’une région qui nous doivent plus de 5000€ depuis plus de 90 Jours !

Ainsi avec l‘aide de l’outil de recouvrement de créances, il sera possible d’organiser une action « coup de poing » sous forme d’une campagne de relance.

Le choix du vecteur de communication et le contenu seront très importants.
Pourquoi pas un message fort comme une injonction de payer ?

Astuce n°7 : se servir de l’injonction de payer pour recouvrir ses créances

Contrairement aux idées reçues, l’injonction de payer n’est pas un outil réservé aux avocats ou aux tribunaux.

Le formulaire CERFA est à disposition de l’entreprise qui peut générer elle-même celle-ci pour le recouvrement de ses créances.

L’application de recouvrement full web ELOFICASH intègre le modèle et permet à son utilisateur de générer un CERFA dans une action manuelle, ponctuelle ou automatique. Il est également envisageable de générer ce type d’action sur alerte.

En effet, une alerte automatique et paramétrée va pouvoir nous prévenir et de ce fait lancer une action ou un workflow d’actions.

Astuce n°8 : faire appel à un Huissier pour les moratoires < 4000€TTC (loi Macron)

recouvrement de créances

Suite aux nouveaux décrets de la loi Macron, il est désormais possible de solliciter un huissier de justice pour suivre l’exécution d’un moratoire de paiement.

Cette procédure semble pertinente au regard du faible taux de recouvrement des échelonnements de paiements.

Il a été constaté que moins d’un moratoire sur deux est respecté en France.
Cette possibilité s’avère d’autant plus pertinente que son coût estimé à 25€ est raisonnable.

 

Astuce n°9 : mesurer l’efficience de vos scénarios et repérer « les maillons faibles »

Avec un outil de gestion du poste client comme ELOFICASH, couplé à son module d’analyse, nous allons pouvoir mesurer l’efficience des scénarios mis en place. Un scénario de relance est souvent réalisé en repère de notre expérience, et une fois mis en place ne change plus ! Il faut comprendre que les comportements des clients évoluent et ne sont pas les mêmes d’une région à l’autre ou d’un moment à l’autre.

Aussi, nous pouvons analyser les comportements de paiements de clients et les regrouper. Il est possible d’observer les évolutions de comportement quotidiennement pour un recouvrement de créances efficient de A à Z.

Nous constaterons que certaines actions d’un scénario ne sont pas suivis de réactions et/ou d’encaissements, comme par exemple une relance « papier » niveau 2… Nous pourrons la remplacer par une autre action ou tout bonnement la supprimer.

Ensuite au bout de quelques semaines, nous devrons mesurer de nouveau l’efficience de ce changement et ainsi de suite. Cette remise en question dynamique des scénarios permet de rester en en phase avec l’observatoire client et de rendre le contenu des scénarios de recouvrement de créances clients de plus en plus efficace.

Il est possible de modifier le scénario de relance automatiquement en fonction d’un événement majeur comme une procédure judiciaire. De même, il est envisageable d’adapter régulièrement les scénarios de relance en fonction des modifications de comportements de clients.

Astuce n°10 : instaurer un véritable observatoire de paiement pour mieux anticiper les défaillances

En conservant l’historique de paiements et de toutes les actions de nos clients, nous pourrons comprendre les effets de « saisonnalité » côté recouvrement de créances, les accidents de parcours en matière de délai de paiements et bien d’autres choses.

Un comportement anormal dans les tenues des promesses, les paiements au regard de l’historique d’un client peut en dire long. Ainsi, un outil comme ELOFICASH, spécialisé dans le recouvrement de créances clients, va pouvoir nous alerter de manière à anticiper un impayé ou un litige non fondé.

Une indication issue de cet observatoire de paiement couplé à des informations issues du module “risque” permettront de prioriser des appels téléphoniques et anticiper des défaillances.

Au-delà des défaillances, un bon observatoire de paiement va fournir une balance âgée prédictive utile pour les prévisions de trésorerie.

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